Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookie w serwisie workflowlabs.pl, prowadzonym przez Workflow Labs.

1. Informacje ogólne

Niniejsza polityka dotyczy serwisu internetowego, funkcjonującego pod adresem URL: workflowlabs.pl.

Operatorem serwisu oraz administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Workflow Labs.

Adres kontaktowy poczty elektronicznej Operatora: kontakt@workflowlabs.pl.

Operator jest Administratorem Twoich danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie w Serwisie.

Serwis wykorzystuje dane osobowe w następujących celach:

obsługa zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy,
realizacja zamówionych usług,
prezentacja oferty lub informacji dotyczących usług Workflow Labs,
prowadzenie analiz statystycznych korzystania z Serwisu (analityka).

Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu w następujący sposób:

poprzez dobrowolnie wprowadzone w formularzach dane, które zostają wprowadzone do systemów Operatora,
poprzez zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. „ciasteczka”).

2. Wybrane metody ochrony danych stosowane przez Operatora

Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane wprowadzone na stronie zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.

Dane osobowe przechowywane w systemach Operatora są zabezpieczone w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. Operator okresowo zmienia hasła administracyjne oraz wykonuje kopie bezpieczeństwa.

Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania wykorzystywanego przez Operatora do przetwarzania danych osobowych, w tym aktualizacja komponentów programistycznych.

3. Hosting

Serwis jest hostowany (technicznie utrzymywany) na infrastrukturze zewnętrznego dostawcy usług hostingowych. Dostawca ten może przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do świadczenia usług hostingowych na rzecz Operatora.

4. Twoje prawa i dodatkowe informacje o sposobie wykorzystania danych

W niektórych sytuacjach Administrator ma prawo przekazywać Twoje dane osobowe innym odbiorcom, jeśli będzie to niezbędne do wykonania zawartej z Tobą umowy lub do zrealizowania obowiązków ciążących na Administratorze. Dotyczy to takich grup odbiorców jak:

firma hostingowa,
upoważnieni pracownicy i współpracownicy, którzy korzystają z danych w celu realizacji celów związanych z funkcjonowaniem Serwisu i obsługą klientów.

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez Administratora nie dłużej, niż jest to konieczne do wykonania związanych z nimi czynności określonych odrębnymi przepisami (np. dotyczącymi rachunkowości). W odniesieniu do danych przetwarzanych w celach marketingowych dane nie będą przetwarzane dłużej niż przez 3 lata lub do momentu wycofania zgody / zgłoszenia sprzeciwu.

Przysługuje Ci prawo żądania od Administratora:

dostępu do danych osobowych Ciebie dotyczących,
ich sprostowania,
usunięcia,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych.

Przysługuje Ci prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu wykonania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, w tym profilowania, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z wybranych funkcjonalności Serwisu (np. formularza kontaktowego).

W stosunku do Ciebie mogą być podejmowane czynności polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu w celu świadczenia usług w ramach zawartej umowy oraz w celu prowadzenia przez Administratora marketingu bezpośredniego.

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do krajów trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy, z zastrzeżeniem sytuacji opisanych w sekcji dotyczącej narzędzi analitycznych (PostHog).

5. Informacje w formularzach

Serwis zbiera informacje podane dobrowolnie przez użytkownika, w tym dane osobowe, o ile zostaną one podane.

Serwis może zapisać informacje o parametrach połączenia (oznaczenie czasu, adres IP) w celach bezpieczeństwa i prowadzenia statystyk.

Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu wynikającym z funkcji konkretnego formularza, np. w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie, kontaktu handlowego lub przygotowania oferty współpracy.

6. Logi Administratora

Informacje o zachowaniu użytkowników w Serwisie mogą podlegać logowaniu. Dane te są wykorzystywane w celu administrowania serwisem, zapewnienia bezpieczeństwa oraz optymalizacji działania Serwisu.

7. Czat na żywo – tawk.to

W Serwisie dostępny jest czat na żywo obsługiwany przez zewnętrznego dostawcę – usługę tawk.to. Narzędzie to służy do umożliwienia szybkiego kontaktu z Operatorem oraz udzielania wsparcia użytkownikom.

W ramach korzystania z czatu mogą być przetwarzane m.in. dane podane dobrowolnie przez Ciebie w treści wiadomości (np. imię, adres e-mail, numer telefonu, inne dane kontaktowe), a także dane techniczne urządzenia i przeglądarki (takie jak adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, czas trwania sesji, informacje o korzystaniu z czatu). Dane te są wykorzystywane w celu obsługi zapytań, poprawy jakości obsługi klienta oraz prowadzenia podstawowych analiz sposobu korzystania z czatu.

Podstawą prawną przetwarzania danych w związku z wykorzystaniem tawk.to jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu sprawnej komunikacji z użytkownikami, udzielaniu odpowiedzi na zapytania oraz analizie sposobu korzystania z Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a także Twoja zgoda – w zakresie, w jakim dobrowolnie przekazujesz swoje dane podczas rozmowy na czacie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz w każdym momencie cofnąć zgodę, np. rezygnując z korzystania z czatu oraz usuwając pliki cookies związane z jego działaniem.

Usługa tawk.to może wiązać się z przekazywaniem danych osobowych do państw trzecich poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, zapewniające poziom ochrony danych wymagany przez prawo UE.

8. Narzędzia analityczne – PostHog

Operator korzysta z narzędzia analitycznego PostHog w celu analizy statystycznej ruchu na stronie oraz zrozumienia, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu. Informacje te pomagają nam rozwijać i usprawniać nasze usługi.

PostHog może przetwarzać dane takie jak: odwiedzane podstrony, czas spędzony w Serwisie, kliknięcia w określone elementy strony, rodzaj urządzenia i przeglądarki. Narzędzie to wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie zapisywane w urządzeniu końcowym użytkownika.

Podstawą prawną przetwarzania danych w ramach PostHog jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu statystyk i analizie sposobu korzystania z Serwisu. Masz prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu – możesz to zrobić m.in. poprzez skorzystanie z banera cookies i wybór opcji „Odrzucam”, co spowoduje wyłączenie PostHog dla danej przeglądarki.

PostHog może przetwarzać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosowane są odpowiednie mechanizmy prawne (np. standardowe klauzule umowne) zapewniające poziom ochrony danych wymagany przez prawo UE.

9. Marketing i remarketing (Facebook, inne platformy)

Operator może stosować techniki marketingowe, w tym remarketing, pozwalające na dopasowanie przekazów reklamowych do zachowania użytkownika w Serwisie. W praktyce oznacza to, że po odwiedzeniu Serwisu reklamy Workflow Labs mogą pojawiać się w innych serwisach internetowych.

W szczególności Serwis może korzystać z narzędzi reklamowych dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Limited (tzw. piksel Facebooka oraz narzędzia reklamowe Facebook/Instagram). Technologia ta pozwala na dopasowanie treści reklamowych do działań użytkownika w Serwisie. W ramach tych działań Meta może łączyć informacje o wizycie w Serwisie z innymi danymi, których administratorem jest sama Meta (np. danymi z konta w serwisie Facebook lub Instagram).

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu własnych usług oraz dopasowywaniu komunikacji marketingowej do odbiorców (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), chyba że w konkretnym przypadku wymagane jest uzyskanie Twojej zgody – wówczas podstawą będzie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Użytkownik może zarządzać preferencjami reklamowymi m.in. w ustawieniach swojego konta w serwisie Facebook oraz poprzez odpowiednią konfigurację plików cookies w przeglądarce internetowej. W każdej chwili możesz również zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.

10. Informacje o plikach cookies

Serwis korzysta z plików cookies. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu.

Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny identyfikator. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Operator Serwisu.

Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:

utrzymanie sesji użytkownika Serwisu (jeśli dotyczy),
zapewnienie podstawowych funkcjonalności Serwisu,
zapewnienie działania czatu na żywo tawk.to oraz obsługi użytkowników,
realizacja celów analitycznych opisanych w sekcji dotyczącej narzędzi analitycznych (PostHog).

W ramach Serwisu stosowane są zarówno pliki cookies „sesyjne”, jak i „stałe”. Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.

Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie – przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies oraz automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.

Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.

11. Zarządzanie plikami cookies

Jeśli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach uniemożliwić korzystanie z Serwisu.

Dodatkowo w banerze cookies udostępnianym przez Workflow Labs możesz w każdej chwili wybrać opcję „Odrzucam”, aby wyłączyć działanie PostHog i ograniczyć zakres wykorzystywania plików cookie do niezbędnego minimum.

12. Prawa wynikające z RODO

Zgodnie z RODO – Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych z dnia 27.04.2016 r. – Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

prawo do dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
prawo do przenoszenia danych,
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
prawo do bycia powiadomionym o naruszeniu ochrony danych osobowych.

Dane co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, z wyjątkiem sytuacji, gdy wynika to z korzystania z narzędzi analitycznych (jak PostHog) – wówczas stosowane są odpowiednie zabezpieczenia prawne.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją swoich praw możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem: kontakt@workflowlabs.pl.