Wysyłanie powiadomień SMS o wizycie u specjalisty
Placówka notowała ok. 20–30% nieobecności: pacjenci woleli nie dzwonić na rejestrację, aby czekać w słuchawce, żeby odwołać wizytę, albo po prostu zapominali o terminie. Połączyliśmy system zarządzania pacjentami z API Twilio - przypomnienie SMS na 24 h przed wizytą i jednosłowna odpowiedź zwalnia slot i otwiera drogę dla listy rezerwowej.
Podsumowanie
- 24 h Przypomnienie przed wizytą i odwołanie jednym słowem (np. „NIE”) bez dzwonienia do rejestracji
- Natychmiast Zwolniony termin wraca do puli - możliwość powiadomienia osoby z listy rezerwowej
- Pełniejszy grafik Mniej pustych slotów, więcej zrealizowanych wizyt i odciążona recepcja
Wyzwanie
Wysoki odsetek nieobecności wiązał się z realnymi stratami: zarezerwowany czas lekarza przepadał, a pacjenci gotowi do skorzystania z opieki nie mogli wejść w zwolniony termin. Bariera była prozaiczna — kontakt z rejestracją był utrudniony lub po prostu „nie na teraz”, więc odwołania odpadały albo wizyta wypadała z głowy.
- Brak wygodnego kanału odwołania sprawiał, że terminy zostawały zablokowane mimo realnego zapotrzebowania po stronie innych pacjentów.
- Od początku musieliśmy uwzględnić zgody na komunikację (w tym przypomnienia systemowe) oraz bezpieczne obchodzenie się z danymi medycznymi — także w kanale SMS.
Wdrożenie (Architektura)
Wdrożyliśmy automatyzację opartą o API Twilio, spiętą z systemem zarządzania pacjentami i kalendarzem wizyt. Na 24 godziny przed terminem pacjent dostaje SMS z przypomnieniem; odpowiedź jednym słowem (np. „NIE”) jest interpretowana jako odwołanie i natychmiast aktualizuje grafik - termin wraca do puli, a rejestracja może powiadomić osobę z listy rezerwowej. Treść wiadomości i logika przepływu projektowane były tak, by respektować zakres zgody i nie przesyłać zbędnych danych wrażliwych w treści SMS.
